In de hectiek van alledag valt het niet altijd mee om de juiste prioriteiten te stellen. Hoe vaak gaat er wel niet een week voorbij zonder dat je weer eens met die oude vriend hebt afgesproken of zonder een avond rust voor jezelf? Hoe drukker we het hebben, hoe groter de noodzaak om prioriteiten te stellen en keuzes te maken. Maar hoe stel je prioriteiten?
Belangrijk/urgent principe
Een handige tool bij het bepalen van prioriteiten is het kwadrant belangrijk- urgent. Dit kwadrant is afgeleid van de uitspraak van D. Eisenhower: ‘urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent. Het model wordt veel gebruikt binnen time-management.
Hoe werkt dit kwadrant?
Het kwadrant kijkt naar wat belangrijk is en wat urgent is. Belangrijke taken zijn de taken die waardevol of noodzakelijk zijn om te doen. Niet-belangrijke taken zijn misschien wel leuk om te doen (denk aan het spelen van een spelletje op je telefoon), maar geven geen problemen wanneer ze niet gedaan worden. Urgent betekent dat iets dringend is en op de korte termijn gedaan moet worden. Niet-urgente zaken kunnen nog wel even wachten.
Op basis hiervan kun je taken indelen in de volgende categorieën:
- Belangrijk-urgent: deze taken hebben voorrang,omdat ze zowel belangrijk als dringend zijn. Het zijn deadlines of crisissituaties, waarvoor je nu in actie moet komen. Bijvoorbeeld je zieke kind ophalen van school of een klusjesman bellen voor je kapotte CV-ketel.
- Belangrijk-niet urgent: de taken die op de wat langere termijn belangrijk zijn en waar je voldoende tijd aan wilt besteden. Denk aan het afspreken met die vriend(in) of het goed voorbereiden van een sollicitatiegesprek. Handig dus om deze in te plannen!
- Niet belangrijk-urgent: dit zijn taken die nu gedaan kunnen worden, maar (voor jou) niet belangrijk zijn. Bijvoorbeeld het bijwonen van een onbelangrijke vergadering of het invullen van een marketing-onderzoek. Tip: sla dit over of vraag een ander om het te doen.
- Niet belangrijk-niet urgent: dit zijn de ‘tijdvreters’. De taken die geen deadline hebben en ook helemaal niet belangrijk zijn om te doen. Denk aan youtube-filmpjes kijken of blijven kletsen met een collega. Hierop valt veel winst te boeken!
Nog meer tips
Hieronder geef ik je nog meer tips om prioriteiten te stellen:
- Plan iedere dag een vast moment in om prioriteiten te stellen. Dit hoeft niet lang te zijn; 10 minuten kan al voldoende zijn. Maak een takenlijstje en bepaal wat prioriteit heeft. Het begin van je dag kan een prettig moment zijn, maar ook aan het einde van je dag kan het fijn zijn om een overzicht te creëren van wat er nog ligt.
- Gebruik een vaste plek om je prioriteiten bij te houden. Gebruik geen losse papiertjes, maar kies voor bijvoorbeeld een to-do boekje, een whiteboard of een excel-bestand. Het geeft rust in je hoofd wanneer je weet dat je taken ergens staan opgeschreven.
- Houd het simpel en overzichtelijk. Hoe uitgebreider en gedetailleerder je takenlijst, hoe overzichtelijker en dus hoe moeilijker om jezelf eraan te houden. Gebruik kleurtjes om aan te geven welke taken prioriteit hebben en welke nog even kunnen wachten.
- Zet ook leuke en ontspannende activiteiten op je lijst! Deze zijn namelijk ook belangrijk!
Wil jij hulp bij het prioriteiten stellen? Een psycholoog van PsyQ kan je online helpen.
