Een beoordelingsgesprek waarin je feedback wilt geven aan je leidinggevende? Ben je freelancer en heb je een opdrachtgever die altijd te laat zijn wensen doorgeeft. Of heb je een collega die nooit iemand anders aan het woord laat tijdens de vergadering. Hoe pak je dit soort zaken aan? In deze blog wil ik meer vertellen over het geven van feedback.

Ga het gesprek aan

Feedback wordt vaak liever uitgesteld of zelfs helemaal niet gegeven. Vaak uit angst om iemand te kwetsen. Echter is feedback waardevol: het kan een manier zijn om iemand te complimenteren, aan te moedigen of bij te sturen. Afgelopen jaar heb ik training gehad in feedback geven en gesprekstechnieken. Dit zijn drie belangrijkste tips die mij in mijn professionele leven (en privéleven) hebben geholpen:

#tip 1: wees voorbereid en constructief

Als je iemand feedback wil geven zorg dan dat je voorbereid op het gesprek. Denk van te voren goed na over wat je tegen iemand wil zeggen en hoe je dit wil brengen. Wees eerlijk en duidelijk: draai niet om de feiten heen, maar wees ook niet lomp. Je kan bijvoorbeeld zeggen: “de mailbox was een grote puinhoop na mijn vakantie”. Wat beter klinkt: “in de mailbox stonden zeven mails waarvan de deadline al voorbij was”. Die laatste variant is direct en duidelijk, omdat je je toespitst op de feiten. Denk na over het doel van je feedback en verzamel vervolgens argumenten die concreet en feitelijk zijn. Door goed voor te bereiden voorkom je namelijk ook dat je “ontploft” en zaken zegt waar je later spijt van krijgt.

#tip 2: aanspreken doe je op gedrag 

Een veelvoorkomende fout bij feedback geven is dat je kritiek levert op iemands persoonlijkheid in plaats van het gedrag wat je stoort. Zeggen dat iemand ‘rommelig’ is, is namelijk wat anders dan zeggen dat een verslag rommelig is aangeleverd.  Bij het eerste voorbeeld kan iemand zich namelijk aangevallen voelen. In voorbeeld nummer twee maak je juist een objectieve observatie van iemands gedrag. Richt je daarom op het gedrag en niet op de persoon! 

Hou het tevens dicht bij jezelf: beschrijft het gedrag en welk effect dit gedrag op jou heeft. Bijvoorbeeld: “je was gisteren te laat waardoor we niet met het gehele team hebben kunnen briefen” in plaats van “was je weer te laat vanochtend?”.

#tip 3: maak afspraken

Ten slotte is het belangrijk om dit soort gesprekken af te sluiten met een duidelijk afspraak of concrete oplossing . Als je geen afspraken maakt, heb je niets om op terug te vallen en is de kans dat je weer gefrustreerd raakt over de situatie veel groter. Zorg er wel voor dat de ander de oplossing  bedenkt. Eis geen oplossing maar laat je gesprekspartner beslissen. Zodoende zal de ontvanger van de feedback sneller geneigd zijn om zich aan de afspraken te houden en voelt het niet als een opgedrongen eis. Als iemand bijvoorbeeld altijd te laat is met opdrachten inleveren kan dit verschillende oorzaken hebben. Misschien begint iemand steeds te laat met werken, maar het kan ook zijn dat iemand structureel te veel werk heeft. Laat de ontvanger van de feedback dan ook zelf beslissen of de deadline eerder moet worden gezet of er misschien minder opdrachten moeten worden aangenomen om de werkdruk te verlagen.

Hopelijk heb je wat aan deze tips! Zet ‘m op en onthoudt dat feedback geven super waardevol is en je minder frustraties en meer rust krijgt door het gewoon te doen! 

Succes!