In de hectiek van alledag valt het niet altijd mee om de juiste prioriteiten te stellen. Hoe vaak gaat er wel niet een week voorbij zonder dat je weer eens met die oude vriend hebt afgesproken of zonder een avond rust voor jezelf? Hoe drukker we het hebben, hoe groter de noodzaak om prioriteiten te stellen en keuzes te maken. Maar hoe stel je prioriteiten?
Belangrijk/urgent principe
Een handige tool bij het bepalen van prioriteiten is het kwadrant belangrijk- urgent. Dit kwadrant is afgeleid van de uitspraak van D. Eisenhower: ‘urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent. Het model wordt veel gebruikt binnen time-management.
Hoe werkt dit kwadrant?
Het kwadrant kijkt naar wat belangrijk is en wat urgent is. Belangrijke taken zijn de taken die waardevol of noodzakelijk zijn om te doen. Niet-belangrijke taken zijn misschien wel leuk om te doen (denk aan het spelen van een spelletje op je telefoon), maar geven geen problemen wanneer ze niet gedaan worden. Urgent betekent dat iets dringend is en op de korte termijn gedaan moet worden. Niet-urgente zaken kunnen nog wel even wachten.
Op basis hiervan kun je taken indelen in de volgende categorieën:
- Belangrijk-urgent: deze taken hebben voorrang,omdat ze zowel belangrijk als dringend zijn. Het zijn deadlines of crisissituaties, waarvoor je nu in actie moet komen. Bijvoorbeeld je zieke kind ophalen van school of een klusjesman bellen voor je kapotte CV-ketel.
- Belangrijk-niet urgent: de taken die op de wat langere termijn belangrijk zijn en waar je voldoende tijd aan wilt besteden. Denk aan het afspreken met die vriend(in) of het goed voorbereiden van een sollicitatiegesprek. Handig dus om deze in te plannen!
- Niet belangrijk-urgent: dit zijn taken die nu gedaan kunnen worden, maar (voor jou) niet belangrijk zijn. Bijvoorbeeld het bijwonen van een onbelangrijke vergadering of het invullen van een marketing-onderzoek. Tip: sla dit over of vraag een ander om het te doen.
- Niet belangrijk-niet urgent: dit zijn de ‘tijdvreters’. De taken die geen deadline hebben en ook helemaal niet belangrijk zijn om te doen. Denk aan youtube-filmpjes kijken of blijven kletsen met een collega. Hierop valt veel winst te boeken!
Nog meer tips
Hieronder geef ik je nog meer tips om prioriteiten te stellen:
- Plan iedere dag een vast moment in om prioriteiten te stellen. Dit hoeft niet lang te zijn; 10 minuten kan al voldoende zijn. Maak een takenlijstje en bepaal wat prioriteit heeft. Het begin van je dag kan een prettig moment zijn, maar ook aan het einde van je dag kan het fijn zijn om een overzicht te creëren van wat er nog ligt.
- Gebruik een vaste plek om je prioriteiten bij te houden. Gebruik geen losse papiertjes, maar kies voor bijvoorbeeld een to-do boekje, een whiteboard of een excel-bestand. Het geeft rust in je hoofd wanneer je weet dat je taken ergens staan opgeschreven.
- Houd het simpel en overzichtelijk. Hoe uitgebreider en gedetailleerder je takenlijst, hoe overzichtelijker en dus hoe moeilijker om jezelf eraan te houden. Gebruik kleurtjes om aan te geven welke taken prioriteit hebben en welke nog even kunnen wachten.
- Zet ook leuke en ontspannende activiteiten op je lijst! Deze zijn namelijk ook belangrijk!
Wil jij hulp bij het prioriteiten stellen? Een psycholoog van PsyQ kan je online helpen.
Zit je hoofd ‘vol’, heb je een te lange to do-lijst of het gevoel dat alles te veel wordt? Er is een techniek om heel makkelijk prioriteiten te stellen. Je hoeft jezelf maar 1 simpele vraag te stellen: moet ik dit nu doen?
Stel deze vraag niet klakkeloos, maar op vijf verschillende manieren. Elke keer leg je de klemtoon op één van de vijf woorden. De betekenis van de vraag (en daarmee het antwoord) verandert als je de nadruk op een ander woord legt:
- MOET ik dat nu doen?
- Moet IK dat nu doen?
- Moet ik DIT nu doen?
- Moet ik dat NU doen?
- Moet ik dat nu DOEN?
Merk je het al verandering in je gedachten over je to do’s?
MOET ik dat nu doen? Of hoef je het helemaal niet te doen? Is het een moetje of is het iets dat je graag wilt doen? Heb je dit jezelf opgelegd of je laten opleggen? Kan je het misschien schrappen?
Moet IK dat nu doen? Moet je deze taak doen? Of zou een collega, familielid of partner dit ook heel goed kunnen doen? Kan je dit ook overlaten aan iemand anders? Een taak delegeren kan soms juist beter zijn. Bijvoorbeeld omdat jij er zelf niet goed in bent, omdat je weinig tijd hebt of omdat er geen plezier aan beleefd.
Moet ik DIT nu doen? Wat moet er werkelijk gedaan worden? Zou je liever iets anders willen doen? Is dit echt de verstandigste besteding van je tijd en aandacht op dit moment?
Moet ik dat NU doen? Is het een taak die nog even kan wachten? Heeft het echt zo’n prioriteit? Zijn er andere zaken die nu je aandacht verdienen? Kom je met wat je nu aan het doen bent een stapje dichter bij je droomleven?
Moet ik dit nu DOEN? Of moet je dit juist laten?
Heb je al deze vragen beantwoord met een ‘nee’? Dan is jezelf druk maken nergens voor nodig. Je kunt het dan beter delegeren, negeren of desnoods inplannen voor een later moment. Probeer het eens! Je zult direct merken dat het meer ‘lucht’ geeft in je hoofd.
Hulp nodig?
Wil je meer hulp bij het stellen van prioriteiten of bij het maken van keuzes? Een psycholoog van NiceDay kan je helpen. Je kunt direct aan de slag.