Oefeningen voor timemanagement – Werk

Timemanagement is een manier om meer controle over je tijd te ervaren. Dit gevoel van controle zorgt voor minder stress, bevordert daarmee je gezondheid en zorgt voor betere prestaties. Een win-win, dus!

Belangrijke onderdelen van timemanagement zijn het bepalen van je werkinhoud en het plannen en prioriteren van taken. Hieronder kun je 4 oefeningen vinden die jou daarbij kunnen helpen.

Oefening 1: Tijdsbesteding

Omdat het best lastig is om te weten waar je tijd aan opgaat tijdens een (werk)dag, kan het helpen om bij te houden aan welke activiteiten je deze tijd besteedt en hoe belangrijk en urgent die activiteiten zijn. Om te bepalen waaraan je het beste prioriteit kunt geven, kun je gebruikmaken van een ‘Eisenhower Matrix’. Hierbij deel je taken in op urgentie en belangrijkheid. Voor werkzaamheden kun je het volgende schema aanhouden:

Registreer een week lang waaraan je jouw tijd besteedt. Beschrijf hoeveel minuten een activiteit duurde, wat de activiteit inhield en evalueer hoe belangrijk en urgent de activiteit was. Je kunt ook een extra kolom toevoegen waarin je aangeeft of de activiteit energie gaf (+) of kostte (-). Zo’n schema zou er zo uit kunnen zien:

Op basis van jouw weekoverzicht kun je onderzoeken of je veranderingen wilt aanbrengen in jouw planning. Bijvoorbeeld door meer taken te doen die energie geven in plaats van kosten, of je tijd anders te besteden. Ook kun je de totaal bestede tijd van een activiteit tegenover de totale werktijd van de hele week zetten. Zo kun je per activiteit berekenen hoeveel procent aan tijd je eraan kwijt bent en of je dat oké vindt.

Oefening 2: Tijdsinschatting

Uit onderzoek is naar voren gekomen dat mensen een ‘planningillusie’ hebben; we zijn optimistische planners, waardoor je de benodigde tijd onderschat. Door te oefenen met het plannen van je tijd, leer je om betere inschattingen te maken. Dat kun je op de volgende manier doen.

Voer de registratie van jouw tijdsbesteding van oefening 1 (opnieuw) uit, maar maak nu van tevoren eerst een schatting van hoeveel tijd je voor elke afzonderlijke activiteit nodig denkt te hebben. Noteer achteraf hoeveel tijd je daadwerkelijk nodig had. Beschrijf vervolgens ook wat mogelijke redenen kunnen zijn wanneer je meer tijd nodig had dan verwacht:

• Klopte je inschatting niet?
• Had je niet de energie om de activiteit volgens jouw planning uit te voeren?
• Miste je informatie, waardoor je de activiteit niet volgens plan kon uitvoeren?
• Waren er mensen die je van de activiteit afhielden?

Vervolgens kun je een conclusie trekken over de geplande tijd en het bijbehorende proces. Misschien heb je meer tijd nodig, heb je te veel afleiding of ligt het juist aan collega’s die bijvoorbeeld niet de juiste documenten afleveren.

Oefening 3: Functie-inhoud

Het is ook belangrijk dat de activiteiten die je doet passen bij jouw functie. Bestudeer een actuele beschrijving van je functie of zoek specifieke werkafspraken op en ga na of je huidige werkzaamheden overeenkomen. Er kunnen een aantal mogelijkheden zijn die je vervolgens kunt bespreken met jouw leidinggevende:

1. Er is geen actuele functiebeschrijving: je werkt volgens informele afspraken. Het is hierbij verstandig om zelf een reële functiebeschrijving op te stellen. Definiëer de taken die je geacht wordt te doen en maak hiervoor een tijdsinschatting.
2. De verrichte taken komen overeen met je functiebeschrijving, maar je komt toch in tijdnood. Ga na op welke punten de beschrijving onhaalbaar is.
3. De verrichte taken komen niet overeen met de functiebeschrijving: je doet meer dan van je gevraagd wordt. Ga eens na waarom je deze taken uitvoert. Is dat vanwege anderen of doe je dit op eigen initiatief?
4. De verrichte taken komen niet overeen met de functiebeschrijving: je doet minder dan van je gevraagd wordt en voert bepaalde taken niet uit. Ga na waarom dit zo is.

Oefening 4: Planning

Een belangrijke strategie voor timemanagement is het maken van een systematische planning. Dat kun je op de volgende manier doen:

1. Plan belangrijke zaken ver vooruit. Maak voor het komende jaar een globale planning waarin je bijvoorbeeld terugkerende mijlpalen en/of belangrijke of drukke periodes opneemt. Vervolgens maak je een maandplanning. Hierin kun je afspraken, taken en reminders opnemen om in je agenda te zetten.
2. Maak een to-do list. Hierop zet je alle taken die binnenkort of in de nabije toekomst uitgevoerd moeten worden, inclusief eventuele deadlines.
3. Maak een weekplanning. Elke vrijdagmiddag maak je een weekplanning voor de aankomende week waarin je bepaalt welke activiteiten je op welke dag wilt doen. Hier kun je de to-do list goed bij gebruiken.

• Bepaal of taken urgent of belangrijk zijn.
• Deel grotere taken op in deeltaken en plan die in.
• Probeer niet meer dan 60% van je taken in te plannen, zodat je ruimte houdt voor spontane taken.
• Houd rekening met een marge, bijvoorbeeld 15 minuten tussen elke afspraak.
• Neem je persoonlijke voorkeur in acht. Sommige mensen willen rustig opstarten, terwijl anderen ‘s ochtends barsten van de energie.
• Reserveer het laatste kwartier van je werkdag om de planning van morgen te bekijken.

De oefeningen vragen wellicht om een tijdsinvestering, maar ze zullen je veel inzicht geven en op de lange termijn waarschijnlijk juist tijd en energie besparen.

Bron:

Keijsers, G. P. J., Van Minnen, A., Verbraak, M., Hoogduin, C. A. L. & Emmelkamp, P., (2017). Protocollaire behandelingen voor volwassenen met psychische klachten.