Tips voor timemanagement – Werk

Timemanagement is niet eenvoudig. Het heeft veel oefening nodig om er goed in te worden. Om je hierbij te helpen, hebben we wat tips beschreven.

1. Probeer je bewust te worden van uitstelgedrag en wat voor jou redenen zijn om iets uit te stellen. Bedenk daarbij welk onderdeel van de taak je tegenhoudt om het nu te doen. Let met name op het uitstellen van moeilijke taken met een hoge prioriteit.
2. Probeer jezelf met één taak tegelijk bezig te houden. Door steeds alles tegelijk te doen moet je continu snel schakelen. Dit is erg stressvol en zorgt ervoor dat je er gemiddeld langer over doet om taken af te krijgen. Is het onvermijdelijk dat je een taak even moet parkeren omdat je iets anders belangrijks moet doen? Zorg dan dat je een punt van herinnering achterlaat, zodat je precies weet waar je was gebleven als je terugkomt.
3. Plan voldoende pauzes op een dag. Denk niet alleen aan je lunchpauze, maar ook aan koffiebreaks van 10 minuten, alleen of met een collega.
4. Houd rekening met voorbereidings- en afhandelingstijd. Een vergadering heeft soms veel voorbereiding nodig of er moeten achteraf to do’s of notulen uitgewerkt worden.
5. Stel grenzen voor jezelf. Bepaal het aantal werkuren per dag en bedenk dat je daar bijv. maximaal 30 minuten overheen mag gaan. Vermijd werken in de avond of de weekenden, omdat je zo moeilijker loskomt van je werk. Het lijkt makkelijk om nog even snel je e-mail door te nemen, maar het zorgt ervoor dat je de rest van de avond nog in gedachten bezig met je werk. Je kunt je afvragen of het wel nodig is om altijd bereikbaar te zijn.
6. Zoek oplossingen om tijdrovende dagelijkse taken te reduceren. Kijk of er mogelijkheden zijn om bijvoorbeeld dagelijkse administratie te verminderen of te delegeren.
7. Werk gestructureerd. Zo verminder je de tijd die je kwijt bent om dingen te zoeken. Zorg dus voor een geordende werkplek, sla informatie gestructureerd op (bijvoorbeeld in submappen), schoon alles regelmatig op door oude documenten weg te gooien en gebruik een vaste indeling op je beeldscherm.
8. ‘Nee’ zeggen is een keuze. Oefen hiermee of onderzoek waarom je zo snel geneigd bent om overal ‘ja’ op te antwoorden. Stel jezelf of de ander de vraag hoe belangrijk de taak is en bepaal zelf of en zo ja, wanneer, je de taak doet. Een telefoontje kan als dringend ervaren worden, maar soms hoeft het niet direct opgelost te worden. Vind je het moeilijk om ‘nee’ te zeggen? Lees dan hier verder over assertiviteit.
9. Bereid gesprekken en vergaderingen voor om ze efficiënter te laten verlopen. Wees strikt in de tijd en stel duidelijke grenzen.
10. Het is vervelend als je elke keer gestoord wordt in je werk. Probeer daarom ruis tijdens je taken tegen te gaan. Wanneer is het acceptabel en wanneer eigenlijk niet? Wat zou je kunnen doen om herhaaldelijke verstoringen op te lossen? Zet je e-mail notificaties uit, vraag iemand bijvoorbeeld om later terug te komen of stel vaste spreekuren op. Of geef iemand maximaal 5 minuten tijd als het dringend is, maar wees daar ook heel strikt in.
11. Het is onmogelijk om alle taken, projecten, instructies en gesprekken goed te onthouden. Ontlast daarom je geheugen en zorg dat je belangrijke informatie verwerkt in bijvoorbeeld een verslag, zodat jij en anderen het snel en goed kunnen begrijpen als je het later terugleest.
12. Delegeren kun je leren. Naast dat je jouw eigen werkdruk vermindert, leer je ook anderen te vertrouwen of leert een ander hoe de taak het beste uitgevoerd kan worden. Wat zijn voor jou redenen om iets niet te delegeren? Bedenk of dat ook valide is (vind je de taak heel leuk of ben je bang om het te vragen?). Geef duidelijke instructies mee en bepaal de mate van vrijheid. Wil je iemand op de voet kunnen volgen, wil je af en toe een update of hoor je het wel als er problemen zijn?
13. Manage je e-mail efficiënt. Maak gebruik van filters en speciale postvakken om zo al het inkomende e-mailverkeer automatisch in goede banen te leiden. Zo zorg je ervoor dat je de belangrijke en urgente e-mails als eerste kunt lezen en onbelangrijke berichten uit het zicht blijven. Ook kun je afspraken maken met collega’s waar ze je wel en niet voor kunnen mailen.

Welke tips zijn belangrijk voor jou om in gedachten houden? Deze tips kan je opschrijven.

Bron:

Keijsers, G. P. J., Van Minnen, A., Verbraak, M., Hoogduin, C. A. L. & Emmelkamp, P., (2017). Protocollaire behandelingen voor volwassenen met psychische klachten.